Besluitvorming binnen vennootschappen tijdens een lockdown
Het coronavirus stelt ondernemers in de Dutch Caribbean voor ongekende uitdagingen. Een daarvan is het praktische probleem dat het onwenselijk is – en in toenemende mate zelfs verboden – om fysieke bijeenkomsten te organiseren. Besluitvorming door de algemene vergadering van aandeelhouders (de “AvA”) kan daardoor in het gedrang komen. Dat kan ingrijpende gevolgen hebben, want aandeelhoudersbesluiten zijn vaak nodig voor bijvoorbeeld het uitgeven van nieuwe aandelen ten behoeve van nieuwe financiering, het benoemen van bepaalde functionarissen, of het goedkeuren van de jaarrekening. Besluiten die worden genomen zonder dat aan formele vereisten is voldaan, lopen het risico dat ze naderhand worden vernietigd. Zijn er mogelijkheden om toch tot besluitvorming te komen, als een fysieke bijeenkomst niet mogelijk is?
Schriftelijke stemuitbrenging buiten vergadering
De (Curaçaose) wet bepaalt voor naamloze en besloten vennootschappen dat er per jaar minimaal één vergadering van de AvA moet worden gehouden, of dat de AvA minimaal eenmaal per jaar door schriftelijke stemuitbrenging buiten vergadering besluit. Dat laatste kan alleen als er geen toonderaandelen zijn uitgegeven (en alle aandeelhouders staan genoteerd in het aandeelhoudersregister), en als alle vergadergerechtigden met deze vorm van stemuitbrenging hebben ingestemd. Als aan die voorwaarden is voldaan, kunnen aandeelhouders – bijvoorbeeld per e-mail – stemmen en kunnen op die manier aandeelhoudersbesluiten tot stand komen.
Virtueel vergaderen
In sommige gevallen zal deze methode geen soelaas bieden, bijvoorbeeld omdat er nog toonderaandelen in omloop zijn, omdat niet alle aandeelhouders met deze wijze van besluitvorming instemmen, of omdat het land waarin de vennootschap is gevestigd de mogelijkheid van schriftelijke stemuitbrenging niet kent.
In die gevallen zal er dus toch een vergadering van de AvA moeten worden gehouden om tot aandeelhoudersbesluiten te komen. Het uitgangspunt op de eilanden van de Dutch Caribbean is nog altijd dat de AvA fysiek bijeenkomt: in vergaderingen dus, waar de aandeelhouders hun mening over de agendapunten kunnen geven en daarna bij stemming besluiten.
In de huidige situatie is het onzes inziens goed verdedigbaar dat besluiten door de AvA worden genomen buiten een fysieke vergadering om. Het ultieme doel van de wetgever met het oog is immers niet dat er fysieke vergaderingen worden gehouden, het doel is dat er deugdelijke besluitvorming plaatsvindt op basis van een uitwisseling van argumenten waarbij aandeelhouders de gelegenheid hebben om hun zienswijze te uiten. Moderne communicatiemiddelen als Microsoft Teams en Zoom maken het mogelijk dat aanzienlijke groepen mensen via internet met elkaar overleggen. Dergelijke middelen kunnen ook ingezet worden om besluitvorming van de AvA te faciliteren.
Artikel 2:7 lid 2 van het (Curaçaose) BW bepaalt dat een regel die geldt tussen de rechtspersoon en de bij haar betrokkenen niet van toepassing is voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. Het komt ons voor dat de regel dat vergaderingen van de AvA fysieke bijeenkomsten zijn er bij uitstek een is die onder de huidige omstandigheden onaanvaardbaar is: de coronacrisis maakt het onmogelijk, of in ieder geval onwenselijk, dat mensen bijeenkomen.
Vennootschappen die gebruik willen maken van de mogelijkheden die internet biedt om te beraadslagen en te stemmen, doen er goed aan om eerst zeker te stellen dat de statuten niet expliciet uitsluiten dat de AvA elektronisch vergadert. Is dat namelijk het geval, dan zijn besluiten die op die manier worden genomen in beginsel vernietigbaar – met potentieel ingrijpende negatieve gevolgen.
Werpen de statuten geen blokkade op, dan is het vervolgens raadzaam om zeker te stellen dat alle vergadergerechtigden (aandeelhouders, bestuurders en commissarissen) tijdig van de komende virtuele vergadering op de hoogte zijn, en dat zij de gelegenheid hebben om daadwerkelijk aan de beraadslagingen deel te nemen en te stemmen. In de vergadering zelf dienen alle aandeelhouders correct te worden geïdentificeerd. Overwogen kan worden om aandeelhouders te verzoeken om naderhand per e-mail te bevestigen hoe zij over de verschillende agendapunten hebben gestemd. Vanzelfsprekend is een gedegen vastlegging in de notulen van hetgeen is besproken en hoe is gestemd van groot belang.
Bestuur en raad van commissarissen
De mogelijkheden om virtuele vergaderingen te houden, zijn er vanzelfsprekend ook voor het bestuur en (indien van toepassing) de raad van commissarissen. Omdat de besluitvorming in deze organen in beginsel niet aan formele vereisten is gebonden, zal de geldigheid van besluiten die zijn genomen in een online vergadering van bestuur of raad van commissarissen waarschijnlijk niet snel ter discussie worden gesteld.
Samenvattend
Het is heel wel mogelijk dat nog een aanzienlijke tijd zal duren voor er weer fysieke vergaderingen van aandeelhouders gehouden kunnen worden. In veel gevallen is het voor de AvA desondanks mogelijk om tot besluitvorming te komen, door schriftelijke stemuitbrenging of door het organiseren van een virtuele vergadering. Als alleen over de jaarrekening gestemd moet worden, is uitstel van de jaarvergadering wellicht ook een optie.
Heeft u vragen naar aanleiding van het bovenstaande, neem dan gerust contact op met uw vertrouwde contact bij ons kantoor. U kunt onze Corona Taskforce bereiken op ons speciale mailadres coronavirustaskforce@spigtdc.com.
Deel dit item via
